Để làm kế toán xuất nhập khẩu, kế toán viên cần nắm rõ các nghiệp vụ kế toán xuất nhập khẩu.

Các nghiệp vụ kế toán xuất nhập khẩu này bao gồm hai thứ: Hổ sơ xuất nhập khẩu và hạch toán xuất nhập khẩu.

1. Tạo hồ sơ xuất nhập khẩu

Hồ sơ nhập khẩu

Một bộ hồ sơ nhập khẩu bao gồm:

• Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá.
  Trong nội dung hợp đồng sẽ có đầy đủ các thông tin cần thiết về quy trình mua, bán hàng hóa, thanh toán tiền hàng.
• L/C.
  Ké toán viên đến ngân hàng tiến hành lập L/C cho việc thanh toán quốc tế.
• Hoá đơn nhập khẩu.
• Tờ khai hải quan. 
• Các bảng kê chi tiết về hàng hoá kèm theo.

Hồ sơ xuất khẩu

Kế toán viên cần chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu với bao gồm:

• Hợp đồng xuất khẩu.
  Trong nội dung hợp đồng có đầy đủ các thông tin quy định các tiêu chí cần thiết.
• Hồ sơ hải quan. Bao gồm Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list) và Hóa đơn thương mại (Invoice commercial) kèm theo bảng kê chi tiết hàng hóa xuất khẩu.
• Giấy chứng nhận nguồn gốc, hóa đơn, hải quan.

Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ xuất khẩu, doanh nghiệp tiến trình giao hàng hóa cho bên mua.

Khi việc giao dịch này hoàn tất, kế toán viên bổ sung thêm hoá đơn xuất khẩu (nếu có) hoặc hoá đơn GTGT thay thế cho hoá đơn xuất khẩu theo quy định của thông tư 39/2014/TT-BTC.

Kế toán viên cần biết cách viết hoá đơn xuất khẩu.

2. Hạch toán xuất nhập khẩu

Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ xuất – nhập khẩu, và thực hiện giao dịch, việc tiếp theo mà kế toán cần thực hiện là hạch toán xuất nhập khẩu.

Hạch toán nhập khẩu

–  Phản ánh giá mua của nhà cung cấp nước ngoài

Nợ TK 1561: Giá mua hàng nhập khẩu

 Có TK 331:  Phải trả nhà cung cấp  nước ngoài

– Phản ánh thuế nhập khẩu (Thuế nhập khẩu được coi là chi phí và tính vào giá vốn của hàng nhập khẩu)

Nợ TK 1562: Chi phí mua hàng.(Thuế nhập khẩu) tăng lên

 Có TK 3333: Thuế Nhập khẩu phải nộp tăng lên

– Phản ánh thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và được coi là chi phí tính vào giá vốn của hàng nhập khẩu

Nợ TK 1562: Chi phí mua hàng (Thuế TTĐB) tăng lên

 Có TK 3332: Thuế TTĐB

– Phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

 Có TK 33312: Thuế GTGT của hàng nhập khẩu – Ghi nhận khoản thuế này phải nộp tăng lên

Bên cạnh đó, với tờ khai nhập khẩu thì khi nào kế toán đã nộp đầy đủ thuế GTGT hàng nhập khẩu và thuế nhập khẩu vào ngân sách nhà nước thì lúc đó kế toán mới được phép kê khai và khấu trừ tờ khai này.

Khi nộp tiền thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu cho chi cục hải quan, căn cứ vào giấy nộp tiền hoặc ủy nhiệm chi qua tài khoản ngân hàng  kế toán hạch toán.

Nợ TK 3333: Thuế nhập khẩu phải nộp giảm đi 

Nợ TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp giảm đi 

 Có TK 111: Nếu nộp bằng tiền mặt 

 Có TK 112: Nếu nộp bằng tiền gửi ngân hàng.

Hạch toán xuất khẩu

– Phản ánh doanh thu bán hàng

Nợ TK 131

 Có TK 5111

 Có TK 3331

– Phản ánh giá vốn

Nợ TK 632

 Có TK 156

– Phản ánh tiền khách hàng nước ngoài thanh toán vào tài khoản ngoại tệ

Nợ TK 1122

 Có TK 131

Đồng thời ghi đơn 

Nợ TK 007: Số ngoại tệ 

– Phản ánh chuyển tiền ngoại tệ sang việt nam đồng

Nợ TK 1121

 Có TK 1122: Số ngoại tệ * tỷ giá giao dịch 

Tóm lại, kế toán cần năm vứng các nghiệp vụ kế toán xuất nhập khẩu để có thể thực hiện tốt được việc này. Bất kỳ một sai sót nào liên quan đến hồ sơ hay hạch toán đều có thể đem đến các hậu quả nghiêm trọng.